Контроль расходов команды: куда уходят деньги — с фото чека и по категориям
Вы дали водителю наличные на бензин. Помощница купила продукты. Уборщица докупила бытовую химию. В конце месяца у вас стопка чеков (или ни одного) и смутное чувство, что деньги где-то утекают. Где именно — непонятно.
Так теряется контроль над деньгами. Не из-за воровства, а из-за того, что траты команды нигде не собраны: что-то в голове, что-то в переписке, что-то на смятом чеке в бардачке. Раздел «Траты» в HQBerry собирает всё в одном месте — с фото чека, с именем того, кто потратил, и с категорией. Разберём, как это устроено.
Все траты команды в одном месте Всё собрано
Каждая трата — это сумма, категория, дата и тот, кто её внёс. Сверху — итог за месяц и наглядная разбивка: на бензин ушло столько, на продукты столько, на ТО столько. Куда уходят деньги — понятно с первого взгляда, без сведения чеков вручную.
Ниже траты идут по дням — «Сегодня», «Вчера» и так далее, — с суммой за каждый день. Можно листать по месяцам и сравнивать.
Фото чека — чтобы не на слово Фото чека
Это то, что превращает «я потратил 3 000» в проверяемый факт. К любой трате сотрудник прикладывает фото чека — прямо с телефона, можно несколько. Чек остаётся в карточке траты, и в любой момент видно, за что именно были деньги.
Никаких бумажных стопок и «чек потерялся». Снял — приложил — забыл.
Привязка к машине и человеку
Трата редко висит в воздухе — обычно она к чему-то относится. В HQBerry её можно привязать:
- к машине — бензин, мойка, ТО, парковка, штраф ложатся на конкретный автомобиль. Потом понятно, сколько съедает каждая машина.
- к человеку — подарок или трата на конкретного человека привязывается к его карточке. Удобно для подарков: видно, что и когда дарили.
Поля привязки показываются по категории: выбрали «Бензин» — появляется выбор машины, выбрали «Подарки» — выбор человека. Ничего лишнего.
Кто и на что — видно сразу
Главный вопрос владельца — «на что уходят деньги у команды». В каждой трате стоит имя того, кто её внёс, а список можно отфильтровать по сотруднику: показать только траты водителя или только помощницы. Сразу понятно, кто сколько и на что тратит, без разбирательств и догадок.
Быстрая трата: сотрудник вносит за секунды
Чтобы траты реально попадали в систему, вносить их должно быть проще, чем не вносить. Поэтому есть быстрая трата: сумма, тап по категории — готово. Сотруднику не нужно открывать форму и заполнять поля.
Это и есть принцип HQBerry: команда вносит, вы смотрите. Водитель на заправке за десять секунд вбил сумму и сфоткал чек — а вы в конце дня просто видите аккуратный список.
Аналитика: понятно, куда уходят деньги Аналитика
Когда трат накапливается много, помогает взгляд сверху. В аналитике видно: как менялись расходы по месяцам, на что уходит больше всего в этом месяце и кто из команды сколько тратит. Не таблица с цифрами, а понятные графики, по которым сразу ясно, где деньги растут и стоит ли присмотреться.
Категории — под ваш быт
Базовых категорий хватает на большинство трат: бензин, продукты, кафе, хозяйство, ТО, подарки, аптека и другие. Но если нужна своя — например, «Бассейн» или «Корм для собаки», — её можно добавить в один клик прямо при создании траты. Система подстраивается под ваш быт, а не наоборот.
Частые вопросы
Как контролировать, на что сотрудник тратит деньги? Все траты команды собираются в разделе «Траты»: с суммой, категорией, фото чека и именем того, кто потратил. Список можно отфильтровать по сотруднику и листать по месяцам — сразу видно, кто и на что тратит.
Можно ли прикрепить фото чека? Да. К каждой трате прикладывается одно или несколько фото чека прямо с телефона. Чек хранится в карточке траты — в любой момент видно, за что были деньги.
Кто вносит траты — я или сотрудники? И так, и так. Сотрудники вносят свои траты сами (есть «быстрая трата» — сумма и категория в пару тапов), а вы видите общий список и итоги. Принцип простой: команда вносит, владелец смотрит.
Видно ли, сколько уходит на каждую машину? Да. Бензин, мойку, ТО, парковку и штрафы можно привязать к конкретному автомобилю, и тогда видно, сколько съедает каждая машина.
Можно ли добавить свою категорию? Да. Кроме базовых категорий (бензин, продукты, кафе, хозяйство и других) можно добавить свою в один клик прямо при создании траты.